De HR-software van AFAS stroomlijnt administratie bij Deliva

Optimalisatie, optimalisatie, optimalisatie
Lien: “AFAS is een ERP-pakket, wat betekent dat het een geïntegreerd systeem is voor alle administratie. Er is heel veel mogelijk in AFAS, maar we starten beperkt. In eerste instantie zal het platform echter gebruikt worden voor de optimalisatie van de personeelsadministratie, werving en selectie, communicatie, etc.
Werknemers kunnen via het platform hun eigen persoonlijke dossiers beheren en gegevens toevoegen of aanpassen, bijvoorbeeld hun nieuw adres doorgeven, aangeven hoeveel kinderen er ten laste zijn, etc. Hierdoor valt een heel grote administratieve ‘last’ weg bij zowel de HR als de werknemers zelf. Zij kunnen namelijk rechtstreeks aanpassingen doorvoeren en moeten hiervoor niet meer mailen of bellen naar HR.
Dit biedt ook meer transparantie naar de werknemers toe aangezien zij zelf inzage hebben in hun complete HR-dossier. Alles gebeurt via één kanaal. Van vragen aan ons, tot aanvraag vakantie en het raadplegen van dossiers en loonfiches. Kers op de taart? Het platform is ook gekoppeld aan een handige app.”

Waarom AFAS? Ik neem aan dat er wel meer gelijkaardige systemen op de markt zijn.
Lien: “Klopt! Totale integratie met de bestaande systemen was de voornaamste vereiste. Zo moest het nieuwe platform makkelijk te koppelen zijn met ons sociaal secretariaat om loonstroken probleemloos te laten terugstromen. Daarnaast werken we ook met gps-tijdsregistratiesysteem. Ook dit moest te integreren zijn in het nieuwe systeem. AFAS voldeed met glans aan alle eisen. Zo werken nu drie partijen samen: Liantis (sociaal secretariaat) AFAS en het GPS-systeem.”

Dat is geen simpele opgave zo klinkt het.
Lien: “Het is inderdaad veel werk momenteel (lacht), maar we weten dat het op termijn zijn vruchten zal afwerpen. Zowel op vlak van tijdsefficiëntie als transparantie naar de werknemer toe. Het is nu vooral belangrijk dat alle gegevens probleemloos met elkaar kunnen communiceren en er geen fouten in het systeem sluipen. Gelukkig zitten we al in de eindfase en kunnen we op veel steun en begeleiding rekening van onze partners bij AFAS.”

Binnenkort gebeurt dan de officiële lancering. Gaan de werknemers hier veel van merken? Wat verandert er voor hen?
Lien: “We willen het onze werknemers zo makkelijk mogelijk maken. In het verleden zorgde administratie gereld voor het nodige gedoe. Dit nieuwe systeem zal hier op termijn korte metten mee maken. Uiteraard zullen de werknemers in het begin hier iets van merken, zij zullen aan de slag gaan met het nieuwe systeem en daar komen altijd vragen en onduidelijkheden bij kijken.
Maar wij doen het nodige om de overstap naar AFAS zo vlot mogelijk te laten verlopen."

De migratie verloopt ook geleidelijk.
Lien: "Je zal dus nog steeds je aanvragen kunnen doen via het huidige systeem, dit zal niet van vandaag op morgen verdwijnen. Maar, we verwachten wel dat werknemers de tijd nemen en het engagement tonen om AFAS te leren kennen en op termijn de volledige overstap maken. Hierbij is het vooral belangrijk dat alle werknemers weten dat wij altijd beschikbaar zijn voor al hun vragen tijdens elke stap in het proces.”